Rapoarte de denunțare

REGULAMENT PENTRU GESTIONAREA SECONDĂRILOR DE COMPORTARE ILEGALĂ ȘI A FORMELOR DE PROTECȚIE CONEXE

Pentru a încuraja și a facilita raportarea abaterilor și, astfel, a reduce riscurile de nereguli, compania Le Sac. Srl („Le Sac” sau „Compania”) a adoptat un regulament al societății care reglementează sistemul intern de raportare a încălcărilor (denunțare), conform Decretului legislativ nr. 24 din 10 martie 2023 (așa-numitul „Decret de avertizare”), emis în temeiul Directivei UE 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului.

Sistemul de avertizare al companiei protejează împotriva oricăror consecințe dăunătoare

orice persoană care intenționează să semnaleze încălcări ale reglementărilor naționale sau ale Uniunii Europene care lezează interesul public sau integritatea administrației publice sau a entității private, de care a luat cunoștință în contextul muncii, asigurând în același timp confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal ale raportorului, persoanei raportate și tuturor persoanelor implicate.

Procedura nu poate fi folosită pentru a depune reclamații sau cereri de garanție.

Moduri de operare

1. Canale de raportare

În temeiul Decretului legislativ nr. 24 din 10 martie 2023, Compania s-a dotat cu Canale de Raportare interne care garantează confidențialitatea identității Raportorului, a facilitatorului, a persoanei implicate și a oricărei persoane menționate în Raport, precum și a conținutului Raportului în sine și a documentației aferente. Aceste Canale de Raportare, care sunt alternative între ele și au același scop și eficacitate, sunt gestionate exclusiv de Manager, adică de un organism compus din persoane anume desemnate și externe Companiei, care posedă cerințe profesionale, autonome, independente și imparțiale. Vă rugăm să rețineți că Compania nu are acces la Canalele de Raportare.

a) Raportați către Manager în formă orală

Compania permite Raportorului să-și facă Rapoartele verbal. Raportările orale se fac prin linii telefonice la datele de contact ale Managerului de Raportare (Tel. 0341.287976 - 0341.288467) sau, la solicitarea Persoanei Raportoare, printr-o întâlnire față în față stabilită într-un interval de timp rezonabil.

Raportul, dacă este realizat prin intermediul unei întâlniri, linie telefonică sau alt sistem de mesagerie vocală neînregistrată, va fi documentat în scris printr-o relatare detaliată a conversației de către personalul relevant, cu verificarea, rectificarea și confirmarea ulterioară de către Persoana Raportor, cu semnătura acesteia.

b) Raportați către Manager în formă scrisă

Raportul scris poate fi realizat folosind Formularul special întocmit și disponibil făcând clic aici , care trebuie trimis, chiar și anonim, prin e-mail la segnalazioni@le-sac.it sau prin poștă obișnuită la biroul Managerului, indicând întotdeauna mențiunea „documentație confidențială”, la următoarea adresă:

Director de raportare Le Sac Srl

c/o Campa Avvocati STA Srl

Via G. Anghileri n. 2

23900 - Lecco (LC)

2. Conținutul Raportului

Rapoartele trebuie să se refere la încălcări relevante în sensul prezentului regulament, așa cum sunt definite în secțiunea 3 și trebuie: i) să fie detaliate și bazate pe elemente precise și consecvente, ii) să descrie fapte verificabile și cunoscute direct de persoana care raportează (deci nu de relato sau prin simple auzite ) și iii) să conțină toate informațiile necesare pentru a identifica fără echivoc autorii iliciți.

De aceea, sesizările nu pot viza suspiciuni generice, lipsite de dovezi faptice și/sau documentare, nici informații doar raportate de terți, dacă Raportorul nu a luat act de conduita semnalată, nici măcar personal.

Prin urmare, Partea Raportoră este obligată să indice toate elementele utile pentru a constata validitatea faptelor raportate, pentru a permite verificări adecvate în legătură cu Raportul.

În special, Raportul trebuie să indice:

datele personale ale persoanei care efectuează Raportul, indicând calificarea sau poziția sa profesională (dacă Raportorul nu dorește să rămână anonim);

o descriere clară și completă a faptelor care fac obiectul Raportului și a metodelor prin care au fost descoperite;

data și locul unde a avut loc evenimentul;

numele și/sau rolul (calificarea, funcția profesională sau serviciul în care se desfășoară activitatea) Subiectului/Subiectului care a desfășurat conduita semnalată;

posibila prezență a altor subiecți implicați;

natura prejudiciului (de exemplu, corupție, daune mediului etc.);

numele și rolurile oricăror alte persoane care pot raporta faptele care fac obiectul Raportului;

orice documente care pot confirma validitatea faptelor raportate;

eventuala prezență a martorilor;

orice alte informatii care pot oferi probe utile cu privire la existenta faptelor semnalate.

Rapoartele anonime sunt acceptate numai dacă sunt adecvat detaliate și capabile să evidențieze fapte și situații specifice care pot fi verificate. Acestea vor fi luate în considerare numai dacă sunt justificate corespunzător și nu par irelevante sau neîntemeiate.

3 Primirea rapoartelor

Managerul, odată ce Raportul a fost primit, completează prompt REGISTRUL RAPORTULUI , unde trebuie raportate următoarele:

numărul progresiv de identificare care permite identificarea unică;

data primirii;

canalul de raportare utilizat;

clasificarea Raportului, pe baza evaluării preliminare a conținutului acestuia (Relevant și Pertinent, Deficient, Nepertinent);

constatările și concluziile aferente.

Rapoartele trebuie clasificate preliminar de către Manager folosind următoarele criterii:

Relevante și pertinente : Rapoartele care îndeplinesc cerințele stabilite în regulament, astfel încât să permită inițierea investigațiilor ulterioare. În special, rapoartele detaliate și bazate pe elemente de fapt precise și care nu sunt susceptibile de interpretări diferite, precum și consecvente și convergente în aceeași direcție, sunt considerate relevante. Rapoartele trebuie considerate relevante atunci când privesc acțiuni sau omisiuni, săvârșite sau încercate: i) cu încălcarea prevederilor de reglementare naționale sau ale Uniunii Europene, astfel cum sunt prevăzute de art. 1 din Decretul legislativ nr. 24/2023; ii) relevante conform Decretului legislativ nr. 231/2001 (a se vedea catalogul infracțiunilor-predicat la care se face referire în Decretul menționat anterior).

- Deficiente : Rapoarte cu conținut insuficient pentru a iniția investigații, deoarece nu îndeplinesc cerințele prevăzute în Regulament. În astfel de cazuri, Managerul poate solicita Părții Raportoare, la discreția sa, informații suplimentare necesare pentru a iniția investigații asupra faptelor raportate, eventual reclasificând Raportul ca Relevant, dacă sunt dobândite elemente care permit îndeplinirea cerințelor prevăzute în Regulament;

- Nerelevant : Rapoarte nerelevante pentru sfera de aplicare a legislației privind denunțarea (Legea nr. 179/2017 și Decretul Legislativ nr. 24/2023), întrucât se referă la: i) Subiecții semnalați care nu au relații cu Societatea; (ii) fapte, acțiuni sau omisiuni care nu privesc încălcările relevante ale regulamentului; iii) litigii, pretenții sau cereri legate de un interes pur personal al părții raportoare.

În cazul în care Raportul este înaintat unei alte persoane decât Managerul, acesta trebuie să fie transmis acestuia de către persoana care l-a primit în termen de 7 (șapte) zile de la primire; Managerul va informa Partea Raportoră despre primirea acesteia.

4 Abținerea de la gestionarea Raportului din cauza potențialului conflict de interese

În cazul în care Partea Raportată coincide cu Managerul, sau dacă are un interes legat de Raport, care să îi compromită imparțialitatea și independența de judecată, aceasta trebuie să comunice cu promptitudine acest lucru Consiliului de Administrație al Societății și trebuie să se abțină de la procesul de Management al Raportului.

În cazul unor Rapoarte privind membrii Consiliului de Administrație, Managerul va notifica imediat Organismul de Supraveghere.

5 Activități de verificare a validității Raportului

Ca parte a managementului Canalelor de Raportare, Managerul desfășoară următoarele activități:

a) emite Părții raportoare o confirmare de primire a Raportului în termen de 7 (șapte) zile de la data primirii;

b) menține discuții cu Partea Raportoră și poate solicita completări de la aceasta din urmă, dacă este necesar;

c) urmărește cu sârguință Rapoartele primite;

d) furnizează feedback la Raport în termen de 3 (trei) luni de la data confirmării de primire sau, în lipsa unei astfel de confirmări, în termen de 3 (trei) luni de la expirarea perioadei de 7 (șapte) zile de la primirea Raportului.

Verificarea temeiniciei împrejurărilor reprezentate în Raport este încredințată Managerului, care procedează cu respectarea principiilor imparțialității și confidențialității, desfășurând orice activitate considerată adecvată, inclusiv audierea personală a Raportorului și a oricăror altor subiecți care pot raporta faptele.

Managerul, în desfășurarea activităților de constatare a validității Raportului, poate beneficia de sprijinul consultanților externi și/sau de colaborarea structurilor și funcțiilor companiei atunci când, datorită naturii și complexității verificărilor, este necesară implicarea acestora. Pe parcursul investigarii Raportului este garantat dreptul la confidentialitate asupra identitatii Raportorului, cu exceptia cazului in care acest lucru nu este posibil din cauza caracteristicilor intrinseci investigatiilor ce urmeaza a fi efectuate. Aceleași îndatoriri de conduită, menite să garanteze confidențialitatea Raportorului, se aplică și persoanei, fie de consultanță sau internă, care își oferă serviciile în sprijinul Managerului.

In urma investigatiei, Managerul, in cazul in care considera ca nu exista temeiuri de arhivare a Raportului din cauza netemeiniciei acestuia, intocmeste un raport specific pentru Consiliul de Administratie, in care contextul, cadrul normativ si procedural de referinta, activitatile de verificare desfasurate, rezultatele aferente rezultate, documentele sau alte elemente care dovedesc comportamentul ilicit sau Incalcarea savarsita sunt oficializate de catre Societate, in scopul adoptarii de orice masuri disciplinare a raportului.

În cazul în care Managerul, în raportul menționat anterior, indică profiluri de îmbunătățire, acțiuni corective și/sau de diminuare a riscurilor, acestea pot fi comunicate, întotdeauna cu respectarea principiului protecției confidențialității Persoanei Raportoare, conducerii competente a companiei, astfel încât să fie evaluate și implementate acțiunile corective și de atenuare a riscurilor necesare sau să fie adoptate toate acțiunile de îmbunătățire pentru protejarea Societății.

In cazul in care Managerul, in urma activitatii de investigatie relevanta, constata in schimb netemeinicia Raportului facut, va sesiza Societatea, pentru aprecierea eventualei sanctiuni disciplinare impotriva Persoanei Raportoare, atunci cand raspunderea sa penala pentru infractiunile de defaimare sau calomnie sau in orice caz pentru aceleasi infractiuni savarsite cu sesizarea la autoritatea judiciara sau contabila, chiar din aceleasi cauze civile sau de neglijență, de neglijență, sau de neglijență a acestuia, este în cauză o sentință de primă instanță.

6 Confidențialitatea și interzicerea represaliilor

Este de datoria Managerului să asigure confidențialitatea identității Persoanei Raportoare și a oricăror alte informații din care o astfel de identitate poate fi dedusă direct sau indirect, din momentul în care Raportul este luat în considerare, chiar și în cazurile în care Raportul ar trebui ulterior să se dovedească a fi incorect sau nefondat.

Toate Rapoartele primite, indiferent de Canalul de Raportare utilizat, sunt arhivate și stocate de către Manager, pentru a proteja confidențialitatea Raportorului. Raportul și documentația atașată nu pot fi vizualizate sau copiate de către solicitanții neautorizați.

Identitatea Persoanei Raportor trebuie protejată în fiecare etapă ulterioară Raportului, cu excepția cazului în care nu este garantată atunci când răspunderea penală a Persoanei Raportatoare pentru infracțiunile de defăimare sau calomnie sau, în orice caz, pentru aceleași infracțiuni săvârșite cu sesizarea autorității judiciare sau contabile, este constatată, chiar și printr-o hotărâre de primă instanță, sau pentru aceleași cauze de neglijență, neglijență sau neglijență civilă, în cazurile sale de răspundere civilă nu este opozabil prin lege (informații testimoniale sumare obținute de Poliția Judiciară, autorități administrative sau inspecții efectuate de autoritățile de supraveghere etc.).

În ceea ce privește în mod specific domeniul de aplicare al procedurii disciplinare împotriva acuzatului, identitatea Raportorului poate fi dezvăluită persoanei responsabile cu funcția companiei responsabilă cu procedurile disciplinare (Angajator și/sau Management HR) și/sau acuzatului numai în cazurile în care:

există consimțământul expres al Persoanei Raportoare; adică

Contestarea acuzației disciplinare se întemeiază exclusiv pe Raport, iar cunoașterea identității Raportorului este absolut indispensabilă pentru apărarea învinuitului, așa cum a solicitat și motivat în scris de acesta din urmă. În asemenea împrejurări, revine titularului puterii disciplinare (Angajatorul și/sau Conducerea HR) să evalueze cererea acuzatului și dacă există condiția indispensabilității absolute a cunoașterii numelui Anunțului în scopul apărării. În cazul în care se consideră că există o astfel de nevoie, titularul puterii disciplinare trebuie să înainteze Managerului o cerere motivată, care să cuprindă o expunere clară și precisă a motivelor pentru care cunoașterea identității Raportorului este esențială.

Aceleași îndatoriri de conduită, vizând confidențialitatea Raportorului, pe care Managerul este obligat să le facă, cântăresc asupra titularului puterii disciplinare.

În situația în care Raportul este transmis către alte structuri/organisme corporative în scopul desfășurării activităților de investigație, trebuie transmis doar conținutul Raportului, înlăturându-se – pe cât posibil – toate referințele din care se poate urmări, chiar și indirect, identitatea Persoanei Raportoare.

Societatea, in temeiul Legii nr. 179/2017 și Decretul legislativ nr. 24/2023, interzice orice act de răzbunare sau discriminare la adresa Raportorului din motive legate, direct sau indirect, de Raport și intenționează să urmărească în condițiile legii și cu sancțiunile disciplinare prevăzute de CCNL aplicate în societate:

oricine încalcă măsurile de protecție a Avertizorului prin adoptarea unui comportament de represalii și/sau discriminatorie;

oricine care, cu rea-credință, fraudă sau neglijență gravă, face Rapoarte care ulterior se dovedesc a fi nefondate.

Adoptarea de măsuri de represalii sau discriminare față de subiecții care efectuează Sesizările la care se face referire în Regulament poate fi raportată Autorității Naționale Anticorupție (ANAC), în temeiul prevederilor Decretului legislativ nr. 24/2023, Inspectoratului Naţional al Muncii, pentru măsurile din competenţa sa, precum şi organizaţiei sindicale indicate de Partea Raportor.

7 Metode de arhivare și stocare a documentației

Managerul păstrează REGISTRUL RAPOARTELOR și toată documentația primită cu respectarea obligațiilor de confidențialitate prevăzute de Decretul Legislativ 24/2023 și Regulamentul UE 2016/679, pe perioada necesară procesării Raportului și în orice caz nu mai târziu de 5 (cinci) ani de la data comunicării rezultatului final al procedurii de Raportare.

8 Rapoarte externe.

Persoana Raportoră poate raporta încălcările la ANAC (Autoritatea Națională Anticorupție), prin canalele corespunzătoare stabilite de acea Autoritate, exclusiv dacă se aplică următoarele condiții:

activarea canalului intern de raportare nu este prevăzută în contextul dumneavoastră de muncă sau acesta, chiar dacă este obligatoriu, nu este activ sau, chiar dacă este activat, nu respectă prevederile art. 4 Decretul legislativ nr. 24/2023;

Raportorul a făcut deja un Raport intern și nu a fost urmărit;

persoana care raportează are motive rezonabile să creadă că, dacă ar face un Raport intern, acesta nu ar fi urmărit în mod eficient sau că Raportul în sine ar putea conduce la riscul de represalii;

partea care raportează are motive rezonabile să creadă că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public.